MS Office Word İçin İpuçları 1. Geri Al Seçeneği'ni birden fazla adım için kullanmak
Word'te yapmış olduğunuz her ekleme ve değişikliğin kaydı tutulmaktadır. Belli bir sayıda düzenleme işlemi gerçekleştirdikten sonra metnin en eski veya önceki hallerine dönmek isteyebilirsiniz.
Standart araç çubuğunda bulunan ''Geri Al'' seçeneğini klikledikten sonra açılan pencerede geri almak sitediğiniz bütün işlemleri seçin.
Listede seçmiş olduğunuz en son hareketi belirttikten sonra Word otomatik olarak metni seçili aksiyondan önceki haline döndürecektir.
2. Insert tuşunu Pano'daki (clipboard) metni yapıştırmak için kullanmak
Insert tuşunun daha evvel kopyalamış olduğunuz metinlerin tutulduğu Pano'daki yapıştırma fonksiyonunu üstlenebilir. Bunun için bu işleme Insert tuşuna atamak gerekmektedir.
Bu işlemi gerçekleştirmek için, Araçlar çubuğu'ndan Seçenekler'i aktifleştirdikten sonra Düzen etiketini tıklayın. ''Yapıştırmak için INS tuşunu kullan'' seçeneğini tıklayın. Daha sonra Tamam'a basın.
3. Eşanlamı Farenin Sağ Tuşuyla Bulmak
Araçlar menüsünden Dil seçeneği altından Eş Anlamlılar bölümünü kliklerseniz bir kelimenin eş anlamına ulaşabilirsiniz. Bu seçeneğe Shift+F7 tuş kombinasyonu ile de ulaşabilirsiniz.
Bu seçenekten yararlanmak içn fare ile kelimeyi tarayın ve daha sonra açılan seçenekler menüsünden kelime karşılık geldiğini düşündüğünüz sözcüğü işaretleyin.
4. Farenin Sağ tuşuyla Kısayol Menüsü'ne Ulaşın
Eş anlamını aradığınız sözcüğü farenizle belirttikten sonra sağ tuşa basın.
Açılan menünün en altında bulunan Eş Anlamlılar seçeneği aktifleştirin. Açılan menüde kullanmak istediğiniz kelimeyi belirtin.
5. Büyük - Küçük Harf Değiştir
Word'te oldukça geniş miktarda Büyük-Küçük harf değişikliği opsiyonu bulunmaktadır. Bu özellikten faydalanarak, örneğin oldukça uzun metnin içindeki tüm cümlelerin ilk harflerini bir anda büyük harf haline getirmek mümkündür.
Uygulamak için önce değişikliği yapacağınız paragraf(lar)ı belirtin. Daha sonra Biçim menüsünden ''BÜYÜK/Küçük Harf Değiştir'' seçeneğini tıklayın. Daha sonra yapmak istediğiniz değişikliği belirten opsiyonu seçerek Tamam'ı klikleyin. Normal Tümce Düzeni'ni cümlenin ilk harfini büyük ve diğer harflerini küçük hale getirmek tümü küçük harf'ni tüm harfleri küçük hale getirmek
TÜMÜ BÜYÜK HARF tüm harfleri büyük hale getirmek
Yalnızca İlk Harf Büyük her kelimenin ilk harfini büyük hale getirmek
bÜYÜK kÜÇÜK dÖNÜŞTÜR'ü bütün küçük harfleri büyüklere, büyükleri de küçüklere dönüştürmek için kullanın.
6.Otomatik Düzelt seçeneğini kullanarak Hatalı Yazımlardan Kurtulun
Bir dökümanda yazmakta olduğunuz sözcüklerde Word tarafından daha önceden tayin edilmiş yazım yanlışlarını otomatik olarak düzeltebileceğiniz gibi kendiniz de özel değiştirme işlemleri tanımlayabilirsiniz. Böylece örneğin cümlenin ilk harfini küçük yazdığınızda otomatik olarak Word bunu büyük harfe dönüştürecektir. Dolayısıyla, Otomatik Düzeltme opsiyonuna yazarken düzeltme de denilebilir.
Bunun için Araçlar (Tools) menüsünden Otomatik Düzelt (AutoCorrect) seçeneğini tıklayın.
Otomatik Düzelt (AutoCorrect) penceresinde bulunan Otomatik Düzelt (AutoCorrect) etiketinin aktif olduğuna emin olun. Değiştirilen (Replace) kutusuna sıkça yanlış yazdığınızı düşündüğünüz veya emin olduğunuz kelimeyi girin. (Örneğin: özelikle)
Daha sonra değiştirmek istediğiniz kelimeyi Yerine (with) kutusuna girin. (özellikle) Ekle'yi (Add) seçtinten sonra Tamam'ı (OK) tıklayın.
Bunun gibi bir kelimeyi bu şekilde Otomatik Düzelt (AutoCorrect) kutusuna eklerseniz, Word bu kelimeyi her yanlış yazdığınızda doğru şekilde düzeltecektir.
7. Otomatik Metin Opsiyonunu Etkin Kullanmak
Bir metin üzerinde çalışırken sık sık aynı bir ifadeyi, bir resmi veya grafiği kullanmak zorunda olabilirsiniz. Her seferinde aynı işlemi uzun uzadıya tekrarlamak yerine Otomatik Metin (AutoText) özelliğinden yararlanarak bu işlemi oldukça kısaltabilirsiniz.
Bu uygulamadan yararlanmak için önce sürekli olarak kullandığınız bir ifadeyi yazın. (Örneğin: Sayın Başkan, Değerli Milletvekilleri). daha sonra Alt+F3 basarak Otomatik Metin penceresini açın. Yazmış olduğunuz metne bir isim verin. (Örneğin deneme gibi)
Daha sonra metnin her hangi bir bölümünde belirlemiş olduğunuz kısaltmayı girip F3'e basarak Otomatik Metin özelliğini aktifleştirin.
8. Uzun Bir Dökümanda Belge Bağlantıları'nı Kullanın
Belge Bağlantıları (Document Map) uzun bir dökümanda sizi ulaşmak istediğiniz yere hızla ulaştıran bir uygulamadır. Başlıklar'la (Headings) belirlenmiş olan bölümlere bu seçenekle hızla ulaşabilirsiniz.
Bunun için Görünüm menüsünden Belge Bağlantıları seçeneğini ya da standart araç çubuğunda yer alan ikonu tıklayın. Müteakip olarak sol tarafta yeni bir pencere ortaya çıkacaktır.
Belge Bağlantıları, belge içinde kullanmış olduğunuz bütün ana başlıkları (heading) göstermektedir. Direkt olarak başlığın yer aldıığ sayfaya gitmek için başlığın üzerine fareyle kliklemek yeterlidir.
İstediğiniz noktaya ulaştıktan sonra tekrar araç çubuğundaki ikonu tıklayarak menüyü eski haline döndürebilirsiniz.
9. Biçim Boyacısı'nı kullanarak Nitelikleri Taşıyın
Biçim Boyacısı (Format Painter) çubuğunu metnin herhangi bir bölümündeki bir başlık ya da paragrafının biçimsel özelliğini metnin kalan kısmına uygulamak için kullanabilirsiniz.
Bunun için önce, biçimini diğer bölümlere uygulamak istediğiniz metni tarayın. daha sonra araç çubuğundaki Biçim Boyacısı ikonunu tıklayın. Farenin imlecinin palet haline geldiğini göreceksiniz. Biçimi uygulamak sitediğiniz bölüme gidip farenin sol tuşu yardımıyla karartın ve daha sonra tuşu bırakın. Taramış olduğunuz yerdeki biçimin orijinal biçimi aldığınız metinle ayne şekle geldiğini göreceksiniz.
10. Otomatik Metin'i Üst ve Alt Başlıklar için Kullanmak
Word 2000'de sayfa numaraları, yazarın adı, dosya adı, zaman nitelikleri gibi bilgileri alt ve üst başlıklar halinde metne eklemek mümkündür. Autotext özelliğini kullanarak bunu bir kaç saniye gerçekleştirebilirsiniz.
Tüm bu özelliklerden yararlanmak için Görünüm (View) menüsünden Üstbilgi ve Altbilgi (Header and Footer) seçeneğini klikleyin. Farenin imlecinin metni eklemek istediğiniz yere getirdikten sonra açılan pencerenin sol köşesinde yer alan Otomatik Metin Ekle (Insert AutoText) kutusunu tıklayın. Açılan alt menüde örneğin Dosyanın adını seçin. Eğer alt veya üst başlıklara başka bir bilgi daha eklemek istiyorsanız önceki adımı tekrarlayın. Menüyü kapatmak için Kapat (Close) tuşuna basın.
11. Dökümanı E-mail ile Yollayın
Aktif olarak çalışmakta olduğunuz metnin bir kopyasını e-mail programınız açık olmadan dahi alıcılara yollayabilirsiniz. Standart menü çubuğunda yer alan e-mail ikonuna ya da Dosya menüsünden Gönder seçeneğinden Posta Alıcısı'na opsiyonunu tıklayın.
Dökümanı üst tarafından açılacak menüde Kime (To) kutusuna alıcı(lar)nın e-mail adresini yazın. Dilerseniz Kime kutusuna tıklayarak Adres Defteri'ndeki kişilerden de alıcıları belirleyebilirsiniz. Daha sonra Kopyasını Gönder (Send a Copy) tuşuna basarak dökümanınızı gönderebilirsiniz